履歴書は本人確認の書類、職務経歴書は提案書です。
役割が違うので、力の入れどころも違います。履歴書は正確に埋めるもの、職務経歴書は読ませるもの。採用側が時間をかけて読むのは、ほぼ職務経歴書のほうです。
それでも多くの人が、履歴書の志望動機欄に時間を使って、職務経歴書を作業の羅列で終わらせます。採用側で中途の面接に関わっていた立場から、2つの書類の役割と、読まれる順番を整理します。
履歴書と職務経歴書は何が違うのか
履歴書は、応募者が誰であるかを示す書類です。氏名、連絡先、学歴、職歴、資格。事実を時系列で並べます。書式がある程度決まっていて、書き手による差が出にくい書類でもあります。
職務経歴書は、応募者が何をしてきて、次に何ができるかを示す書類です。決まった書式はありません。だから、どの経験をどの順番で並べるかに、書いた人の判断が出ます。履歴書は事実の申告、職務経歴書は編集された主張だと考えると、力の配分を間違えにくくなります。
履歴書の書式については、知っておくと迷いが減る背景があります。長く使われてきたJIS規格の解説にあった履歴書の様式例は、2020年7月に削除されました。これを受けて厚生労働省が新たに履歴書の様式例を作成しています。この様式例では性別欄が任意記載となり、通勤時間・扶養家族数・配偶者・配偶者の扶養義務の欄は設けないこととされました（厚生労働省履歴書様式例 https://www.hellowork.mhlw.go.jp/doc/kouroushourirekisho.pdf）。市販の履歴書がすべて同じ形でないのは、この経緯があるためです。
提出のタイミングも違います。履歴書は入社が決まったあと、社会保険や給与の手続きで使われることがあり、選考が終わってからも生き続ける書類です。職務経歴書は選考の期間だけ働きます。役割が終わる時期が違うと考えると、片方は正確性、もう片方は訴求力という配分が納得しやすくなります。
そもそも、なぜ2種類も出させるのか。答えは、確認したいことが違うからです。人事は法令や社内規定に沿って人を受け入れる立場なので、事実の正確さが要ります。配属先は一緒に仕事をする立場なので、何を任せられるかが要ります。1枚の紙に両方を詰めると、どちらの読み手にとっても読みにくい書類になります。分かれているのは、手間を増やすためではありません。
2つの書類の役割を並べて見る
並べると、どちらに時間をかけるべきかがはっきりします。
| 比較する軸 | 履歴書 | 職務経歴書 |
|---|---|---|
| 目的 | 応募者が誰かを示す | 何ができるかを示す |
| 書式 | ほぼ定型（厚労省の様式例あり） | 自由 |
| 分量 | 1枚 | 2枚前後 |
| 並べ方 | 時系列 | 時系列または職務別 |
| 主に読む人 | 人事 | 配属先の責任者 |
| 読まれる場面 | 応募の受付・入社手続き | 書類選考・面接の質問づくり |
読む人が違うところが要点です。人事は応募の要件を満たしているかを確認し、配属先の責任者は一緒に働けるかを判断します。面接で掘られる質問は、ほぼ職務経歴書から作られます。面接の設計図を自分で書いているのと同じなので、掘ってほしい経験を目立つ位置に置くだけで、面接の内容が変わります。
形式で迷ったときの基準も、この表から出ます。応募先が求める経験が1つの職種に集中しているなら時系列、複数の職種をまたいでいるなら職務別。転職の回数が多い人ほど、時系列で並べると転職歴の多さが先に目に入ります。職務別に束ねると、一貫している部分が先に見えるようになります。並べ替えは嘘ではありません。読み手が判断しやすい順にするだけの作業です。
採用側から見た2つの書類
書類選考にかけられる時間は、思っているより短いものです。1人あたり数分、募集が集まっているポジションではもっと短くなります。その数分で見られているのは、応募要件との一致と、直近の職務の中身です。
だから、職務経歴書の最初の画面に何を置くかで通過率が変わります。時系列で古い順に並べる形式は、直近の経験が2枚目に来てしまいます。冒頭に3行から5行の職務要約を置いて、そこに直近の担当領域と規模を入れる。この一手間だけで、読み手が最初に受け取る情報が変わります。
成果の書き方にも差が出ます。数字を書くこと自体は目的ではありません。見られているのは、その数字における自分の担当範囲です。「売上を1.5倍にした」だけでは、設計したのか実行したのか分かりません。何人のチームで、自分はどの判断をしたのか。ここまで書いてある職務経歴書は、面接に呼びやすくなります。
履歴書のほうは、正確であれば十分です。誤字と日付のずれだけ確認してください。志望動機欄がある書式なら埋めますが、そこに長文を書いても、読まれるのは職務経歴書のほうです。
職務経歴書でもうひとつ効くのが、応募先ごとの書き分けです。全社に同じものを出す人が多いのですが、応募先の職務内容に合わせて職務要約の3行を書き換えるだけで、読み手の受け取り方が変わります。本文まで作り直す必要はありません。先頭の数行が、その求人のために書かれているかどうか。そこだけで、量産された書類との差がつきます。
よくある誤解
- 履歴書のほうが正式な書類：正式さは変わりません。選考で判断材料になるのは職務経歴書のほうです。
- 職務経歴書は長いほど熱意が伝わる：2枚前後が読まれる上限です。3枚を超えると、要約する力がないと受け取られます。
- 手書きでないと失礼：厚生労働省の様式例もデータで配布されています。指定がなければ、印字で問題ありません。
- 職歴は古い順に書くもの：職務経歴書は逆順でも構いません。直近の経験を先に読ませるほうが、数分の選考では有利です。
よくある質問
採用側はどちらを先に読みますか
人事は履歴書で応募要件を確認し、配属先の責任者は職務経歴書から読みます。選考の判断に使われる時間は、圧倒的に職務経歴書のほうが長くなります。履歴書は正確さ、職務経歴書は読みやすさ。この配分で作れば、力の入れ方を間違えません。
履歴書に志望動機は必要ですか
欄があれば埋めます。ただし、そこが評価の中心になることはあまりありません。志望動機を丁寧に伝えたいなら、職務経歴書の冒頭に置く職務要約の中で、応募先で何をしたいかに触れるほうが読まれます。同じ内容を2か所に書く必要はありません。
職務経歴書は何枚くらいが適切ですか
2枚前後です。経験が長い人ほど増えがちですが、応募先に関係のない経歴は要約に落として構いません。全部を書くのではなく、応募先の職務に関係する順に並べ替える。編集した形跡がある書類のほうが、読み手には親切に映ります。
手書きの履歴書は必要ですか
指定がなければ不要です。厚生労働省が作成した履歴書様式例もデータで公開されており、印字での提出が一般的になっています。手書きを求める企業もまだありますが、その場合は募集要項に明記されます。指定がないのに手書きにしても、加点にはつながりません。
まとめ
履歴書は事実を正確に、職務経歴書は判断を編集して。この2つを混ぜると、両方が中途半端になります。
職務経歴書の具体的な組み立て方はマーケターの職務経歴書の書き方に、そこから面接でどう掘られるかはマーケターの転職面接ガイドにまとめています。
職務経歴書は、過去を報告する書類ではありません。次に何を任せてほしいかを書く、提案の書類です。